Forretningsautomatisering
Når den samme ordre, booking, rapport eller registrering gentages i stor skala, bygger vi et stabilt workflow, der håndterer de faste trin og gør undtagelser synlige.
PayPals Balance Reconciliation Report indeholder de nødvendige transaktioner, men rå CSV-filer er ikke et praktisk arbejdsformat, når salg, valutaomregninger og udbetalinger skal kontrolleres. Simply Solutions byggede derfor et onlineværktøj til Shireoil, som omdanner PayPal-eksporter til et mere overskueligt afstemningsgrundlag i Excel.
Fra rå CSV-filer til ét samlet arbejdsark
Brugeren uploader en eller flere månedlige PayPal-rapporter. Løsningen genkender rapportformatet, validerer indholdet og samler perioderne i den rigtige rækkefølge. Det er vigtigt ved månedsskifter, hvor et salg kan høre sammen med en udbetaling i den efterfølgende fil.
Den færdige Excel-fil indeholder både en læsevenlig transaktionsoversigt og de oprindelige felter fra kildedata. Dermed er de vigtigste oplysninger nemme at arbejde med, uden at detaljer fra PayPal-eksporten går tabt.
Afstemning af salg, valuta og udbetalinger
Værktøjet grupperer salg mellem PayPal-udbetalinger og sammenholder salgsbeløbet med det beløb, der er sendt videre. Det håndterer også salg i andre valutaer ved hjælp af PayPals afregningsbeløb, valutakurs eller særskilte valutaomregninger, når de findes i rapporten.
Hver udbetaling får en tydelig status. Et match kan godkendes direkte, mens en forskel eller en valutaomregning, der ikke kan dokumenteres ud fra filen, markeres til manuel gennemgang. Løsningen skjuler altså ikke usikkerhed, men viser præcis hvor der skal kigges nærmere.
Kontrolleret filbehandling
Filtypen, rapportstrukturen, antallet af filer og den samlede filstørrelse valideres før behandlingen. Ugyldige eller ikke-understøttede rapporter giver en konkret fejlbesked. Tekstfelter renses samtidig for indhold, der ellers kan blive fortolket som formler, når Excel-filen åbnes.
Resultatet
Shireoil har fået et enkelt, driftssat værktøj til en afgrænset økonomiopgave: upload PayPal-rapporterne, hent det formaterede Excel-arbejdsark, og brug afstemningsstatusserne til den videre kontrol. Det erstatter ikke den regnskabsmæssige vurdering, men gør datagrundlaget mere ensartet og lettere at gennemgå.