Forretningsautomatisering
Når den samme ordre, booking, rapport eller registrering gentages i stor skala, bygger vi et stabilt workflow, der håndterer de faste trin og gør undtagelser synlige.
Materialer bevæger sig gennem flere led i en VVS- og murervirksomhed: fra leverandørfaktura og lager til montørens bestilling og den konkrete kundesag. Simply Solutions byggede derfor en samlet materialeløsning til Møllemand VVS & Murer, som forbinder de arbejdsgange med virksomhedens eksisterende opsætning i Ordrestyring.
Lager og materialer samlet i ét katalog
Løsningen samler materialer, kategorier, varenummer, EAN, kostpris og lagerbeholdning. Kontoret kan se varer med lav beholdning, registrere lagertilgang og følge lageraktiviteten. Markmedarbejdere kan finde de materialer, der er gjort tilgængelige for bestilling, uden at skulle arbejde i den fulde administration.
Leverandørfakturaer bliver klargjort til kontrol
Leverandørfakturaer kan modtages som PDF og behandles i en separat kø. Systemet udtrækker fakturaoplysninger og varelinjer og forsøger at matche dem med materialekataloget via blandt andet varenummer, stregkode, EAN og navn. Når et sikkert match ikke kan findes, vises op til tre forslag til manuel kontrol i stedet for at vælge skjult på brugerens vegne.
Ordrestyring leverer sager, kunder og medarbejdere
Integrationen henter sager, kunder og medarbejderreferencer fra Ordrestyring og holder dem adskilt pr. virksomhed i løsningen. Åbne og nyligt lukkede sager kan opdateres, og synkroniseringen registrerer status og delvise fejl, så kontoret kan se, hvis en del af dataflowet kræver opmærksomhed.
Materialer registreres på den rigtige sag
I den interne materialewebshop vælger medarbejderen en sag og de varer, der bruges. Ved bekræftelse trækkes varerne fra lageret, bestillingen får et internt sporingsnummer, og materialelinjerne knyttes til den lokale sag og sendes videre til Ordrestyring. Lagertrækket gennemføres samlet i en databasetransaktion, så en ufuldstændig bestilling ikke efterlader delvise lagerændringer.
Resultatet
Møllemand VVS & Murer har fået et sammenhængende flow fra leverandørfaktura og lager til materialeregistrering på den enkelte sag. Ordrestyring er fortsat virksomhedens sagskilde, mens den specialbyggede løsning håndterer det mere detaljerede materialeflow omkring katalog, lager og intern bestilling.