Forretningsautomatisering
Når den samme ordre, booking, rapport eller registrering gentages i stor skala, bygger vi et stabilt workflow, der håndterer de faste trin og gør undtagelser synlige.
En rekrutteringsvirksomhed skal kunne modtage ansøgninger, finde de relevante kandidater og håndtere personoplysninger på en ensartet måde. Simply Solutions byggede derfor TalentTracker til Hotjob: en webbaseret kandidatdatabase, hvor ansøgningsflow, profiler, dokumenter og intern behandling er samlet.
Ansøgninger kommer ind i et struktureret flow
Kandidater kan udfylde en offentlig ansøgningsformular med kontaktoplysninger, bopæl, fag, erfaring, sprog, certifikater, tilgængelighed og relevante dokumenter. Nye indsendelser vises særskilt som afventende, så en medarbejder kan gennemgå og godkende eller afvise dem, før de bliver en del af det almindelige kandidatkartotek.
Systemet kontrollerer samtidig, om mailadressen allerede findes blandt ansøgningerne, så den samme person ikke oprettes igen ved en fejl.
Søgning og filtre er tilpasset rekrutteringsarbejdet
Medarbejderne kan søge i kandidater og filtrere på blandt andet fag, brancheerfaring, region, kørekort, mobilitet, arbejdstype og tilgængelighed. Kandidatprofilen samler kontaktdata, arbejdserfaring, kompetencer, dokumenter og interne noter, så oplysningerne kan vurderes fra samme visning.
Adgang følger brugerens rolle
Løsningen har særskilte roller til rekrutteringsmedarbejdere, ledere, kunder og systemadministratorer. Funktioner og data afgrænses efter rollen, og offentlige profilvisninger skjuler blandt andet kandidatens fulde navn, kontaktoplysninger og adresse.
Dokumenter og persondata kan håndteres samlet
CV'er, billeder og øvrige dokumenter kan knyttes til kandidaten med kontrol af filtype og størrelse. Den seneste udbygning gør det desuden muligt at hente kandidatens persondata som en JSON-fil og at slette kandidaten permanent sammen med tilknyttede dokumenter. Handlingen kræver en leder- eller administratorrolle og registreres i systemets auditlog.
Resultatet
Hotjob har fået et udgivet rekrutteringssystem med ét samlet arbejdsflow fra offentlig ansøgning til intern søgning og behandling. Kandidatdata, dokumenter og adgangsstyring ligger i samme løsning, og systemet er senest udbygget med konkrete funktioner til dataudtræk og permanent sletning.