Privatlivsinformation i appen: forklar hvad der sker med persondata

Det korte svar

Start med appens faktiske dataflow, ikke med en skabelon. Beskriv for hvert formål, hvilke personoplysninger der bruges, hvor de kommer fra, hvilket grundlag der gælder, hvem de deles med, og hvornår de slettes. Vis en kort, konkret besked ved det relevante felt eller flow, og link til en samlet privatlivstekst, som også kan findes inde i appen.

Byg teksten fra en formålsoversigt

Gå gennem appen som bruger og administrator. Medtag formularer, importer, integrationer, filer, login, logs, supportværktøjer og automatiske analyser. Saml derefter oplysningerne pr. formål. Det gør det synligt, hvis én vag sætning forsøger at dække flere behandlinger med forskellige data, modtagere eller slettefrister.

Afgør hvem der skal informeres — og hvornår

GDPR skelner mellem oplysninger, der indsamles hos personen selv, og oplysninger, der kommer fra andre. Ved direkte indsamling skal informationen gives, når oplysningerne indsamles. Ved indirekte indsamling er udgangspunktet hurtigst muligt og senest inden en måned, men tidligere hvis virksomheden kommunikerer med personen eller videregiver oplysningerne. Konkrete undtagelser findes, men de bør ikke bruges som standardgenvej.

Dæk det indhold, artikel 13 og 14 kræver

Den præcise liste afhænger af behandlingen. Brug den som kontrol mod dataoversigten, og få juridisk hjælp, hvis grundlag, særlige kategorier, børn, overvågning eller automatiske afgørelser gør vurderingen kompliceret.

• • Den dataansvarliges identitet og kontaktoplysninger samt eventuel databeskyttelsesrådgiver.
• • Konkrete formål og behandlingsgrundlag; ved legitim interesse også den forfulgte interesse.
• • Modtagere eller kategorier af modtagere og relevante oplysninger om overførsel til tredjelande.
• • Opbevaringsperiode eller forståelige kriterier for, hvornår oplysningerne slettes.
• • De relevante rettigheder, mulighed for at trække samtykke tilbage og klage til Datatilsynet.
• • Om oplysninger er nødvendige, og hvilke følger det kan have ikke at give dem.
• • Relevant information om automatiske afgørelser eller profilering, når det forekommer.
• • Ved indirekte indsamling: datakategorier og hvor oplysningerne stammer fra.

Brug lagdelt information uden at skjule noget

En kort besked kan forklare det vigtigste i situationen: hvem bruger oplysningerne, til hvilket formål, og hvor resten kan læses. Den fulde tekst kan ligge på en separat, overskuelig side. EDPB anbefaler, at privatlivsinformation i en app er let tilgængelig inde i appen og ikke blot er virksomhedens generelle hjemmesidepolitik.

1. 1. Ved feltet eller handlingen: Forklar det formål, som brugeren ellers kunne blive overrasket over, og giv et tydeligt link.
2. 2. I den samlede tekst: Brug korte afsnit, beskriv behandlinger pr. formål, og gør rettigheder og kontaktvej nemme at finde.
3. 3. I appens menu: Gør informationen tilgængelig efter oprettelse. Brugeren skal ikke lede efter et gammelt invitationslink.

En afkrydsningsboks med “jeg accepterer privatlivspolitikken” er ikke automatisk et gyldigt samtykke og er normalt ikke nødvendig blot for at dokumentere, at informationen blev vist. Hold oplysningspligt, vilkår og eventuelle samtykker adskilt, så hvert element har et klart formål.

Gør teksten til en del af ændringsprocessen

Privatlivsteksten bliver hurtigt forkert, hvis et nyt AI-kald, logværktøj eller datafelt kan sættes i drift uden kontrol. Tilføj derfor et fast punkt til pull requests eller releasechecklisten: Ændrer dette persondata, formål, kilde, modtager, behandlingssted, opbevaring eller brugerens forventning?

• • Gem versionsdato og den godkendte tekst sammen med den release, den beskriver.
• • Bevar et kort ændringsnotat, så teamet kan se, hvad brugerne tidligere fik at vide.
• • Informér aktivt om væsentlige ændringer i stedet for blot at ændre en dato i footeren.
• • Hvis data skal bruges til et nyt formål, skal relevant information gives før den nye brug begynder.
• • Test links og beskeder i både nye og eksisterende brugerforløb efter deployment.

Typiske fejl og deres konsekvens

Praktisk tjekliste

• □ Vi har sammenholdt teksten med formularer, database, filer, logs, integrationer og supportadgang.
• □ Hvert formål har konkrete data, kilde, grundlag, modtagere og sletteregel.
• □ Vi ved, hvem der er dataansvarlig, og teksten bruger de rigtige kontaktoplysninger.
• □ Direkte og indirekte indsamling har en passende leveringsvej og timing.
• □ De obligatoriske oplysninger er dækket, uden at relevante undtagelser eller nuancer skjules.
• □ Kort information vises ved de vigtigste indsamlingspunkter og linker til den fulde tekst.
• □ Den fulde privatlivsinformation er let at finde inde i appen på mobil og desktop.
• □ Sproget er testet på en person, der ikke kender systemets interne navne.
• □ Releaseprocessen stopper ændrede dataflow, indtil informationen er vurderet og opdateret.
• □ Vi kan dokumentere version, godkendelse og hvordan væsentlige ændringer blev meddelt.

Relaterede guides

• Kortlæg persondata, ansvar og dataflow
• Fastlæg og håndhæv slettefrister
• Forbind teksten med leverandørkæden
• Håndtér brugernes GDPR-anmodninger

Officielle kilder

Regler og vurderinger afhænger af det konkrete dataflow. Brug kilderne som kontrol, og få faglig rådgivning ved tvivl om grundlag, undtagelser eller højrisikobehandling.

• Datatilsynet: Oplys om, at du behandler personoplysninger
• Datatilsynet: Kort vejledning om oplysningspligt
• EUR-Lex: Databeskyttelsesforordningen, især artikel 12–14
• EDPB: Retningslinjer om gennemsigtighed efter GDPR