Case om tids- og materialeregistrering for håndværkere: En fynsk tømrervirksomhed erstattede huskesedler og regneark med en mobilvenlig app til registrering pr. sag, så fakturagrundlag og sagsøkonomi blev lettere at styre.
Håndværksvirksomheder med flere samtidige sager, hvor timer og materialer skal registreres hurtigt ude på pladsen.
Glemte materialelinjer, usikre timesedler og langsomt fakturagrundlag, så flere poster risikerer at blive glemt på fakturaen.
Når standardsystemer bliver for tunge, eller når registreringen skal fungere offline og passe til egne sagsnumre og arbejdsgange.
At samle materialeregistrering, tidsregistrering og fakturagrundlag i ét enkelt flow, som både montører og kontor faktisk får brugt.
Den bedste løsning er den, medarbejderne faktisk får brugt ude på sagen. Vælg især efter få tryk pr. registrering, mobil og offline brug, sagstilknytning samt om timer og materialer kan samles til fakturagrundlag. Et standardsystem passer ofte til brede behov, mens en skræddersyet app passer til et smallere, branchespecifikt flow.
Standardsystemer er ofte et godt valg, når virksomheden vil have sagsstyring, planlægning, dokumentation, lager og fakturering samlet i én platform. En skræddersyet app passer bedre, når målet er et smallere og hurtigere flow: materialeregistrering, tidsregistrering og fakturagrundlag pr. sag uden at ændre hele hverdagen på pladsen og kontoret.
Papir og regneark kan fungere i starten, men de gør det sværere at få alle materialer med på fakturaen og se forbrug pr. sag. En enkel app giver især værdi, når registreringen skal ske løbende fra mobilen, mens arbejdet stadig er i gang.
For de fleste håndværksvirksomheder er papir og hukommelse stadigvæk faktureringsgrundlaget. Materialer noteres på en seddel på tavlen. Timer huskes til ugens opgørelse. Og når en sag er afsluttet og det er tid til at fakturere, starter et gætteri: hvad gik præcist til den sag, og hvad forsvandt ud til noget andet?
Simply Solutions har bygget en løsning til en fynsk tømrervirksomhed, der eliminerer præcis det problem. En skræddersyet, mobilvenlig app til materialeregistrering og tidsregistrering — designet specifikt til håndværkerens hverdag: ude på pladsen, på telefonen, uden tid til at sidde foran en computer.
Kort svar: Materialeregistrering for håndværkere handler om at registrere materialer og timer direkte på sagen, så flere poster kommer med på fakturaen, og fakturagrundlag, materialeforbrug og sagsøkonomi hænger sammen uden papir, huskesedler og efterfølgende gætteri.
Løsningen passer især godt til tømrere, murere, elektrikere, VVS-firmaer og andre håndværksvirksomheder, hvor medarbejderne er ude på sagerne hele dagen, og hvor materialer og timer skal kunne registreres hurtigt uden ekstra administration.
Hvis materialeregistrering også skal kobles direkte til indkøb, lager, løn eller fakturering, kan løsningen udvides med integrationer og ekstra workflow-logik. Det er især relevant, når virksomheden er vokset forbi papir, regneark og simple notater, men endnu ikke vil presses ind i et tungt standardsystem.
Papir og regneark er ofte nok i starten, men de gør fakturering langsommere og gør det svært at se præcist materialeforbrug pr. sag. Et standardsystem er ofte et fint valg, hvis arbejdsgangene allerede matcher systemets struktur. En skræddersyet app giver derimod mere mening, når registreringen skal være meget enkel i marken, fungere offline og passe til virksomhedens egne sagsnumre, medarbejdere og faktureringsflow.
Virksomheden udførte byggearbejde fordelt på mange parallelle sager. Problemerne var de klassiske for en travl håndværksforretning:
Løsningen var ikke et dyrt standardsystem med hundredvis af funktioner der aldrig ville blive brugt. Behovet var et simpelt, hurtigt værktøj til daglig brug — der passer til måden en tømrer faktisk arbejder.
Simply Solutions udviklede en skræddersyet Progressive Web App (PWA), der kan installeres direkte på telefonen og fungerer offline på byggepladsen. Appen er opbygget omkring sagsnumre: alt — materialer, timer, noter — registreres tilknyttet en specifik sag. Det giver et komplet og præcist grundlag for fakturering, når sagen er afsluttet.
Et af de vigtigste valg i projektet var at designe til den faktiske brug — ikke til en hypotetisk bruger. Håndværkere har ikke tid til at navigere i menustrukturer og lære systemer. Appen er designet med tre principper:
Kontoret — typisk ejeren eller en administrationsmedhjælper — har adgang via desktop til fulde sagsvisninger, eksport og faktureringsgrundlag. Feltpersonalet ser kun det, de skal bruge til registrering.
Appen er bygget til at supplere virksomhedens eksisterende systemer — ikke erstatte dem. Fakturering sker stadig i det regnskabssystem virksomheden bruger; appen leverer blot et præcist og komplet grundlag. Systemet kan konfigureres til at matche virksomhedens egne sagsnumre, materialetyper og medarbejdere.
For virksomheder der ønsker det, kan materialeregistreringen desuden kobles til indkøbsdata — så en kvittering fra byggecenteret automatisk kan matches til den sag, materialet er købt til.
Læs også om skræddersyet virksomhedssoftware og forretningsautomatisering, hvis du vil se hvordan denne type løsning typisk sættes ind i en større driftssammenhæng.
Efter implementeringen oplevede virksomheden konkrete forbedringer i den daglige drift:
En simpel, skræddersyet app kan gøre en stor forskel for en håndværksvirksomhed. Ikke fordi teknologien er avanceret, men fordi den er bygget til præcis det problem virksomheden har — og til de mennesker der skal bruge den hver dag ude på pladsen.
Simply Solutions bygger tilsvarende registrerings- og styringssystemer til tømrere, murere, elektrikere, VVS-firmaer og andre håndværksvirksomheder på Fyn og i resten af Danmark. Løsningerne er typisk hurtigt i produktion og kobler sig op på de systemer, virksomheden allerede bruger. Kontakt Jacob for en uforpligtende snak om, hvad der giver mening for din virksomhed.
Simply Solutions bygger skræddersyede løsninger til danske virksomheder. Tag en uforpligtende snak med Jacob.
Hold op med at gøre manuelt, hvad en computer kan klare. Vi hjælper med automatisering af manuelle processer — fakturering, rapportering, dataindtastning og gentagne arbejdsgange — og frigør din tid til det der virkelig skaber værdi.
Bring AI ind i dine daglige værktøjer og arbejdsgange. Fra intelligent dokumenthåndtering til AI-assisteret analyse — vi hjælper din virksomhed med at bruge AI praktisk, ikke kun teoretisk.
Dine systemer bør tale sammen. Vi forbinder CRM, ERP, bookingsystemer og specialudviklede apps via API'er — eliminerer dobbeltindtastning og holder dine data konsistente.