Forretningsautomatisering
Når den samme ordre, booking, rapport eller registrering gentages i stor skala, bygger vi et stabilt workflow, der håndterer de faste trin og gør undtagelser synlige.
Et tilbud fra et webbureau kan bestå af mange ydelser, beskrivelser, priser og rabatter. Hvis de dele håndteres hver for sig, bliver det svært at holde beregningen og den færdige PDF ensartet. Simply Solutions byggede derfor et internt CPQ-værktøj til ITBot, hvor tilbuddet sammensættes og gemmes i én webapp.
Produktkataloget er en del af tilbuddet
ITBot kan vedligeholde sit produktkatalog direkte i løsningen. Hver vare har blandt andet navn, varenummer, beskrivelse og grundpris. Produkterne ligger i Firestore og vises løbende i tilbudsværktøjet, så sælgeren kan søge i kataloget og føje de relevante ydelser til tilbuddet uden at kopiere oplysninger fra et andet dokument.
Prisberegning med plads til det konkrete salg
Tilbudslinjerne håndterer antal, grundpris og rabat pr. linje. Der kan også gives en samlet rabat eller angives en aftalt slutpris, hvor justeringen fortsat fremgår af beregningen. Kundens oplysninger og projektets navn samles med linjerne, og en igangværende kladde gemmes lokalt i browseren, så arbejdet ikke forsvinder ved en genindlæsning.
PDF'en følger ITBots skabelon
Når tilbuddet er klar, bygger systemet en PDF med ITBots logo, en forside til kunden, produktbeskrivelser og en samlet prisoversigt. Rabatter og eventuelle prisjusteringer bliver regnet med i dokumentet. Til sidst føjes virksomhedens faste PDF-sider til, så salgsvilkår og øvrigt standardmateriale følger med uden manuel samling af filer.
Beskyttet adgang og gemte tilbud
Adgangen er beskyttet med Google-login. Produktdata og færdige tilbud gemmes i Firebase, mens selve webappen er udgivet via Firebase Hosting. Det afgrænser værktøjet til medarbejderne og giver tilbuddene et fælles sted i stedet for at sprede versioner mellem lokale filer.
Resultatet
ITBot har fået et samlet arbejdsflow fra valg af produkter og kundedata til beregning og færdig PDF. Værktøjet fastholder virksomhedens egen tilbudsskabelon, men gør indhold og priser nemmere at vedligeholde fra tilbud til tilbud.